Registo de vigilância do Selo
Manutenção do registo da atribuição, das condições de validade, das datas relevantes e dos eventos com impacto potencial, constituindo a memória institucional do rótulo.
Secretariado técnico
Secretariado técnico especializado
A titularidade do Selo gera relacionamento institucional com financiadores, parceiros de execução e autoridades nacionais. O secretariado técnico assegura esse relacionamento com o rigor documental que a distinção exige.
Calendário de eventos críticos
Monitorização do prazo de cinco anos previsto no artigo 4.º, n.º 9, do período de execução declarado e das datas de reporte aplicáveis ao programa financiador.
Dossiê de cumulação
Organização documental das contribuições recebidas de diferentes instrumentos da União, com registo da regra de imputação e da demonstração de não sobreposição.
Relacionamento institucional
Preparação e registo da comunicação com financiadores, parceiros de execução e autoridades nacionais, com controlo de prazos e arquivo estruturado.
Porquê
A carga administrativa é uma causa material de risco
O Selo de Soberania é, por natureza, um activo reputacional. O seu valor decorre de ser reconhecido por terceiros — financiadores, parceiros de execução, autoridades nacionais — como indicador fiável de qualidade do projecto. Esse valor é assimétrico: constrói-se lentamente e destrói-se depressa.
O artigo 6.º do Regulamento determina que o Portal de Soberania apresente informação detalhada sobre os projectos distinguidos. A distinção é, portanto, pública. E o artigo 4.º, n.º 9, estabelece que o Selo deixa de ser válido em duas situações determinadas. A conjugação destes dois elementos significa que uma perda de validade é um facto potencialmente observável por terceiros.
O secretariado técnico especializado existe para que a organização nunca seja surpreendida por um evento desta natureza. Mantém a memória institucional do rótulo, vigia as datas que importam e assegura que o relacionamento com quem confia no Selo assenta em documentação organizada e não em reconstituição.